《圖書館自動化》 圖書館自動化系統評估作業報告 唐其慶 中央研究院（以下簡稱本院）圖書館自動化系統INNOPAC使用已有 十年時間，為因應研究人員使用網絡資源及圖書館工作同仁作業界 面實際需求，本院計算中心於民國八十八年底成立圖書館自動化系 統評估小組，以文獻閱讀、參閱新系統、系統展示暨實測等方式， 開始進行INNOPAC的評估工作。整個評估工作，首先以本院圖書館工 作同仁業務需求及國內外圖書館自動化系統市場狀況進行瞭解，再 分模組撰寫系統需求書之方式，針對 Innovative Interface Inc. 公司由INNOPAC系統升級之WEB界面的Millennium系統進行評估。最 後，經過多次會議充份討論，評估小組成員達成???? 將現有文字模式之INNOPAC系統升級至Web界面的Millennium系統， 並由計算中心執行後續升級工作。 本文係以此次評估作業為範圍，劃分為成立評估小組、決定評估 的工作方向、實際作業、評估結果與結語等五部份說明評估作業之 始末。 一、成立評估小組 民國八十年，本院多位圖書館工作同仁依當時的環境（含讀者、 資料量、資訊技術等）與本身之工作經驗，成立圖書館自動化工作 小組。該小組經審慎評估後，選定了美國Innovative Interfaces Inc.公司所發展之INNOPAC系統，作為本院圖書館之自動化作業系 統。歷經十年，近來由於資訊科技的蓬勃發展與精進，電子圖書館 的建立與經營可說是這幾年來圖書資訊界必然之趨勢，而圖書館自 動化系統必須要能扮演銜接傳統與電子圖書館服務最重要的橋樑角 色。另外，基於本院研究環境逐年提升，研究人員熱切需要有更具 延展性與互通性的圖書館系統，而圖書館工作同仁???? 地希望能對既有的INNOPAC系統功能展開評估作業，前瞻未來的圖書 館服務發展趨勢，以判斷目前的系統是否足以負荷未來的服務。 於此前提之下，本院計算中心於民國八十八年十二月成立圖書館 自動化系統評估小組，邀請本院資深圖書館工作同仁參與，並製作 本院「圖書館自動化系統評估小組規劃書 （http://www.sinica.edu.tw/~libserv/aslib/introduction/pre.html）」。 該小組針對INNOPAC系統及目前已推出新一代的圖書館自動化系統， 分別就系統的運作效能、未來圖書館系統與服務的發展環境與趨勢， 以及本院使用者(含讀者與館員)需求等三個方向，開始進行評估工 作。 二、決定評估的工作方向 依據本院「圖書館自動化系統評估小組規劃書」，及評估小組成 員實際參與後的討論決議，評估工作大致可以分為三個階段： 1.初期：分析現況趨勢與相關議題 　本階段主要的工作重點為「相關文獻之研讀」、「現有INNOPAC系 統之評估」及「觀摩新一代圖書館自動化系統」，期以對現有 INNOPAC系統使用之瓶頸及新系統功能有充分之了解。 (A)文獻閱讀 　以讀書會的方式進行，分為「個案觀摩」、「圖書館系統的發 展與趨勢」與「圖書館系統的市場與評估」等三大主題，每一 主題挑選出約七到十篇左右具代表性且與主題相關的文獻（詳 參考書目），小組成員各自負責研讀一至三篇的文獻，並在會 議上交換心得。 (B)現有INNOPAC系統之評估 　依工作模組分組，分別製作問卷，以本院各模組實際作業的館 員為調查對象，徵詢其對INNOPAC系統之滿意度、使用心得、使 用上主要的困難，以及對於未來圖書館自動化系統之期望等方 面建議，並分別整理，作為日後評估工作進行之參考依據。 (C)觀摩新一代圖書館自動化系統 針對市場上新一代圖書館自動化系統進行了解，採取參加廠商 舉辦的研討會，或邀請廠商至本院展示說明等兩種方式，觀摩 了包括Ex Libris的Aleph（含MetaLib與SFX）及VTLS Inc.的 Virtua等兩套系統。另外，小組成員也出席其他圖書館舉辦的 相關會議（如在淡江大學覺生紀念圖書館舉辦的《圖書館自動 化系的新發展及系統轉換研討會》），以瞭解當前市場上國內 外有那些系統較能符合本院之需求，也藉此汲取其他圖書館評 估與轉換系統之經驗。 2.中期：決定評估工作之進行方向 　經過評估小組初期數次會議的討論後，小組成員對於評估工作的 進行方式逐漸達成共識。有鑑於其他圖書館在更換系統時，大多 因原系統內書目資料庫內狀況不一而產生諸多問題，為免重蹈覆 轍，因而特邀請當時之本院圖書館自動化系統編目小組召集人， 並另再擔任「書目資料庫清理小組」之小組召集人一職，由其選 定本院具編目經驗之資深館員，共同了解並彙整完成本院「圖書 館自動化系統書目資料庫問題整理」報告 （http://www.sinica.edu.tw/~libserv/aslib/introduction/automatic/cleanup.html）， 作為評估小組評估系統之參考。 3.終期：決定評估工作最後進行方向 　接獲書目資料庫清理小組提出之報告後，評估小組立即展開最後 階段的評估工作，包括需求書之撰寫與新系統的評選等工作。經 過多次的充份討論，基於以下要點考量，小組成員決定先行針對 Innovative Interface Inc. 公司所推出之Millennium系統進行 評估，以了解該系統是否切合本院需求，若確有需要，再針對其 他系統進行評選。這些考量是： (A)需求與趨勢 　 基於網絡時代使用者的需求及為提高服務品質的前提下，升級 至Web界面之系統為是必然之趨勢。在經過對國內外圖書館自 動化系統的觀摩，瞭解市場上多種Web界面的圖書館自動化系 統，都各具特色。然對於本院研究人員的需求、資料庫的特色、 經費的考量及圖書館作業環境的特殊實際狀況，評估小組決定 先行考慮Millennium系統。 (B)資料庫的特色 　 本院的總館藏量已達一百八十餘萬冊，其中又以人文組各所的 東方語文館藏量佔總館藏極大之比率，國內外幾套知名的圖書 館自動化系統，其對東方語文的處理均是採用Unicode。雖然 Unicode的使用可能是未來的趨勢，但目前所容納的字數與本院 的實際需求差之甚遠，不管對於資料庫的當前轉換或未來的維 護，都不得不加以審慎評估考量。 (C)資料庫的正確性 　 本院圖書館曾有過資料庫轉換的經驗，並參訪多個做過轉換系 統的圖書館的瞭解，認知因系統的轉換可能造成資料庫的部份 混亂與流失係在所難免，為避免無法掌控預期的狀況且確保資 料庫的正確性，因此，以原系統升級列為評選工作優先考量的 主要因素。 (D)經費的簡省 　 選擇系統的更換或升級時，當然系統功能是否符合真正需求應 是最主要的考量，唯其在軟硬体的花費，及需要的人力支援更 是不容忽視，尤其在就現有系統進行升級之所需經費，當然少 於選購其他新系統之比率極高。另在進行系統升級時，圖書館 工作同仁的人力投入及使用者的培訓的所需費用應也遠較購置 新系統為低。 (E)工作的負荷量 　轉換系統初期，一定需要有新舊系統並軌作業期間，將嚴重增 加圖書館工作同仁的業務負擔。以本院各所圖書館各自獨立作 業人力不足的狀況下，為維持各館的業務正常運作，確實難以 挪撥人力支援新舊系統更換並軌期間所需的繁重工作負荷。 三、評估工作的實際作業 經評估小組多次會議討論，最後決定評選系統的方式將分模組來 進行。依系統主要功能分為「編目模組」、「採購模組」、「期刊 模組」、「流通模組」、「線上公用目錄模組」、「整體功能」、 「技術評估」等工作模組，並且分別依如下程序進行評估： 1.模組分配/需求書之撰寫/評分方式 (A)模組分配 　 評估小組的成員主要為本院曾有選機及撰寫過圖書館自動化系 統需求書的經驗者、INNOPAC系統各模組實際作業人員、以及計 算中心工作同仁共同組成，依據各自專長，分掌「編目」、 「採購」、「期刊」、「流通」、「線上公用目錄」、「整體 功能」、「技術評估」等工作模組需求書之撰寫及評選工作。 (B)需求書之撰寫 　各模組需求書主要是由各模組負責人及其成員就本院該模組之圖 書館工作同仁的實際作業情況與需求為主要考量，並酌參國內外 幾個大學或機構圖書館自動化系統的需求書，還有參訪市場上現 有系統功能綜合撰寫而成。爾後，整個系統需求書再由系統評估 小組針對各模組所提之需求書綜合討論並加以彙整完成。 (C)評分方式 　為能作到客觀評選，評估小組於請Innovative Interface Inc. 公司代表至本院對Millennium系統展示與實測之前，先行訂定整 個系統評選總分為1000分、各模組所占加權比例和分數，以及其 應達到的最低標準總分為850分。另外，各模組評選成員除負負 責評選給分外，還必須對其所負責模組提出具體的評選意見，作 為評估小組作最後決定的依據。系統總分及各模組配分狀況詳如 表一。 2.Millennium系統展示與實測 　系統需求書完成撰寫後，由計算中心邀請Innovative Interface Inc. 公司代表至本院，就Millennium系統之實際作業功能，針對本 院需求書之內容進行相關實地的說明與展示。展示後，評選成員再 依模組分別予以評分。 3.評選結果 經實際的評選後，Millennium系統之總得分為896分，依評估小組 會議之決議，及格分數為850分，最後確定由INNOPAC系統升級至 Millennium系統。 4.相關功能之選擇 　 評估小組作了確定升級至Millennium系統決議後，立即開始針對 Innovative Interface Inc.公司所提供《Millennium Site Survey》 文件中所列之各項功能進行選擇。依Innovative Interface Inc.公司 的政策，除提供基本功能外，另可自十五項附加功能選擇兩項不予計 費，若超過兩項，每項則需另收取費用。下列為該公司提供之Millennium 系統基本功能與十五項附加功能： I.基本功能 1. Web Management Reports 2. Web Circulation 3. Web Serials Processing 4. Web Acquisitions 5. Web Database Maintenance 6. Advanced Searching 7. Email Circulation Notices 8. Automatic authorities processing–US MARC records only 9. Alphabetical sort of locations 10. Location synchronization 11. Re-indexing of authority records to accommodate automatic authorities processing 12. Re-indexing of ISN index（normalization） 13. Re-indexing of volume numbers 14. Re-indexing of 505 title subfields（phrase index） 15. Selective indexing of punctuation in phrase indexes 16. Non-normalized browse displays 17. Conversion of hardwired connections to networked connections, if required. II.十五項附加功能 1. Unlimited WEB OPAC user license（requires attendant cpu memory） 2. Unlimited data license for record storage (requires attendant disk storage） 3. Interlibrary Loan module, with online interfaces and multiple locations（1 day of training recommended） 4. Accounting interfaces（electronic ordering, serials invoice interface） 5. Serials interfaces（electronic claiming, SISAC checkin） 6. Networked OCLC interface 7. Extended approval vendor interface（firm order electronic invoicing） 8. Acquisitions fund accounting interface to other systems 9. Patron API（URL） 10. Image Linking 11. Electronic Course reserves module 12. Web access management 13. Local database 14. Scoping（base software, including 4 scopes） 15. 80 additional review files 礙於經費有限之下，評估小組成員以讀者需求及圖書館實際業務 便利性為主要考量，進行選擇。選擇的方式為成員各自對十五項功 能需求列分優先順序，然後綜合所有成員意見，最後挑選出得分最 高的兩項：Unlimited WEB OPAC user license與Unlimited data license for record storage為目前本院最迫切之需求，其餘各項 則待後序有經費時再予購買。以下分別就此兩項功能做一簡單的介 紹： A. Unlimited WEB OPAC user license（WebPAC同時使用人數無上限） 　過去INNOPAC系統對於WebPAC之同時使用有人數限制，當同時使 用人數超過限制數量，讀者即無法透過WebPAC連線查核資料，增 加此功能後，就可使WebPAC同時上線人數不再有數量上之限制。 B. Unlimited data license for record storag（系統內各類型記 錄數量不需額外增購） 在以往INNOPAC系統的訂購與點收兩種記錄是有使用數量上的限 制，當使用達到其數量極限時，館員必須選用以下兩種方式的其 中一項，方能繼續作業：第一種作法是必須將舊有的記錄資料轉 出存檔，並刪除系統內的舊記錄；第二種作法是再向Innovative Interface Inc. 公司曾購新記錄數量。選購此項功能後，各類 記錄之使用將不再受限制。 5.系統升級作業 　 系統選定後，本院計算中心即積極規劃預定於半年內陸續完成 Millennium系統升級與主機轉換工作，同時也於系統完成轉置後， 將安排一系列各模組的教育訓練課程。 五、結語 歷經近兩年的評估工作，在小組成員的努力與本院各圖書館工作 同仁的大力協助之下，選定了新的圖書館自動化系統。這次評選系 統任務能夠順利達成，除了要謝謝本院各圖書館的鼎力幫忙外，尤 其要對參與的評估小組各位成員致謝，由於他們近兩年來的默默付 出與貢獻，才能使本案得以順利完成，謝謝大家！ 備註：本文經民族所圖書館江惠英主任，及計算中心陳亞寧組長多 方斧正，再此一併致謝。 參考書目： Barry, J.（2000, April 1）. Delivering personalized library. Library Journal, 125(6), 49-60. Barry, J.（2001, April 1）. Closinging on content. Library Journal, 126(6), 46-48, 50, 52, 54, 56, 58. Barry, J., Griffiths, J.-M., &, Wang, P.（1996, April 1）. Jockeying for supremacy in a networked world. Library Journal, 121(6), 40-51. Barry, J., Bilal, D., & Penniman, W.D.（1998, April 1）. The competitive struggle. Library Journal, 123(6), 43-52. 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