《專題報導》 就期刊代理商的服務談對期刊代理商的選擇 作者：黃燕勤 前言 時序入秋，各圖書館的期刊採訪人員是最為忙碌了，乃因為了要 讓明年各類期刊的收刊處理能夠正常的如期收到，此時正是忙著為 館內所擁有的期刊辦理「續訂」及「新訂」的時節，而您是否已經 開始作業了呢? 如眾所知，期刊代理商是出版社及圖書館間的仲介者。往往期刊 採訪人員為了有效取得期刊的採訪資料，勢必將藉助期刊代理商的 服務，以節省時間及人力，甚至金錢上的支出。而期刊代理商則依 出版社給予的折扣及收取圖書館的服務費而存在。 本文將試著就計算中心目前所採用的兩家期刊代理商 --- EBSCO 及 INFORMATICA(兩者皆為美商)和這一、兩年才於台灣設有代表的 歐洲代理商 SWETS及 BLACKWELL(註一)，就其在期刊訂購的服務項 目上做一分析介紹，及各圖書館在面對愈來愈多的期刊代理商所推 出五花八門的服務時，將如何才能選擇一個、兩個甚至三個以上的 代理商來為我們的圖書館服務。 　　 服務項目 綜觀目前四家期刊代理商所提供的服務項目大約有如下所述：(註 二) 1.提供各類型期刊文獻資料的訂購服務：如年鑑、年報、政府出 版品、微縮片、專題論文、定期刊物、書籍、國會會刊等(包括紙本 式、電子式(舉凡 CD-ROM 、diskettes及經由 Internet 傳送之電 子期刊 ) ) 。 關於期刊訂購服務在四家代理商中，皆提供有以一般速度服務 (Regular Service)和快遞服務(EBSCO 提供的是 JOURNAL EXPRESS TRANSPORT SERVICE，簡稱 JETS。而在SWETS 則稱之為 FOREIGN AIRFREIGHT SUBSCRIPTION TITLES ，簡稱 FAST SERVICE 。 INFORMATICA則直呼其名為 EXPRESS。另 BLACKWELL則稱之為 BLACKWELL-PULS ) 。此快遞的訂購服務方式又會因付費的多寡、方 式不同而稍有差異。 所謂的一般速度訂購服務，即期刊只是委交由代理商代為向出版 社訂購，而期刊則直接由出版社以空運或海運郵寄到圖書館，當期 刊該到而未到時，圖書館人員再通知代理商向出版社催缺。此種方 式的缺點是費時較長，且易於在郵寄時造成期刊的遺失或破損，或 催缺時已過了出版社補刊的期限，而造成圖書館本身的損失。 快遞服務的做法大致是由代理商向出版社以當地價格訂購後，直 接由出版社將期刊寄到代理商所在地的分公司。其原本由期刊館員 負責的各項期刊驗收、登錄、催缺等作業均由代理商代勞。之後代 理商會定期(一週一次或兩週一次依客戶需求 )將期刊打包、裝箱( 內附驗收清單 SHIPPING DISTRIBUTION REPORT)，以海運或空運的 方式郵寄到台灣，再由快遞服務公司直接送交圖書館。並定期(每個 月或每兩個月)再提供 CUMMULATIVE SHIPPING REPORT，該報表詳列 期刊之收錄情況及催缺記錄，供圖書館員查核。每年底並提供全年 份的 CUMMULATIVE SHIPPING REPORT 供館員們查對及稽核之用。 採此種方式的好處是期刊可以整批收發，以達到快速處理並避免 期刊遺失或破損，且催缺上因代理商已先行作業，可以較易掌握未 到的期刊。雖代理商會收取一些代為處理的手續費，但因其是以當 地的國內價格訂購，有時仍較為便宜的。所以此經濟、快速、安全 及人力支援的快遞服務是其優點。 2.期刊的催缺及提供催缺報告： 提供快速且有效的催缺及報表服務，使客戶瞭解其催缺的情形。 仍依訂購的方式分為一般服務及快速服務：一般服務即圖書館本身 需定期自行核對收刊情形，整理出缺期清單，交由代理商向出版社 作催缺；快速服務則由代理商主動向出版社作催缺。另有所謂的現 期期刊及過期期刊儲存庫(MISS COPY BACK 或 S.O.S. Claim)以提 供緊急催缺之用。 3.發票及期刊經費控制： 代理商提供兩種發票的付款方式：其一是圖書館若於每年十月前 預付下一年度的期刊費，則可享有折扣的優待，而該折扣將在費用 真正發生時扣除；其二是代理商先代圖書館向出版社訂購期刊，再 開發票給圖書館，採此方式者，當然不能享有折扣的優待。 4.提供線上期刊資訊服務： 除查詢圖書館所訂期刊的訂購資料外，並提供期刊書目資料、線 上訂購、催缺、電子郵件(E-mail)等功能的服務系統。 5.經由網際網路(Internet)提供最新期刊目次(Current Table of Contents)及文件傳送(Document Delivery)的線上服務；或配合圖 書館選定的期刊，提供期刊目次之電子形式檔案，由圖書館下載 (Download)檔案，轉換成圖書館自動化系統適用的格式，以提供讀 者線上期刊目次服務(CCS ) 。 6.提供資訊供期刊管理之參改： 如提供圖書館所訂期刊的最新價格清單、三年內所訂期刊價格的 分析報告、提供大漲幅期刊的調查報告及期刊價格漲幅百分比報告 等等，以作為圖書館期刊預算漲幅之參改。 7.電子式服務： 舉凡報價單、發票、客戶訂購清單、財務分析報表、包裹驗收清 單及有關出版社的最新訊息等皆可由 Diskette、Magnetic tape、 E-mail 或 FTP的方式取得。 期刊代理商的選擇 上面所列的七個服務項目中，當然視代理商的規模大小而有或多 或少的差別。就個人所瞭解 EBSCO、SWETS、BLACKWELL 是屬於跨國 際的公司，在世界各地皆設有分公司或辦事處；而 INFORMATICA 目 前則屬小型的公司。 雖然大公司的服務項目及可利用的資源(支援)豐富，但也有可能 因業務量龐大而衍生人手不足，或服務制度雖然完善，但服務人員 熱忱不夠，因而發生與圖書館溝通不良或無法溝通的情事發生。所 以為了圖書館的權益及順利達成期刊的採訪工作，如何評選一個合 適的期刊代理商的確是不容忽視的首要課題。 而要如何才能選到適合自己的代理商呢?以下根據美國圖書館學會 及專家學者所提出的幾個原則是：(註三) 1.參考一些如何選擇代理商的相關資料文獻；或直接詢問有經驗 的期刊館員。 2.透過期刊代理商所舉辦的圖書館服務說明會，去多方瞭解代理 商的服務方式及服務品質。 3.直接找到代理商，就其對不同型態的出版品之訂購能力、相關 費用、付款方式、催缺速度、續訂或取消訂購及電子式的服務等作 業的制度及運作情形逐一瞭解；並要求提供使用該公司服務的客戶 資料。 4.針對不定期的刊物需特別找有經驗的代理商詳加瞭解其與出版 社的運作方式，以保障圖書館的權益。 5.可依據代理商收取的服務費高低、服務人員是否容易溝通及服 務態度是否和氣友善等來評估選擇。 6.是否有能力提供完整的管理報表及可供圖書館人員諮詢的依據 。 7.期刊資料更新的速度是否與出版社同步。因為期刊往往會更改 刊名或刊期等，而代理商是否能及時更新，以便客戶隨時查知最新 的期刊資料。 8.如果代理商在國外，則是否提供免費的國際電話或傳真服務， 以便客戶連絡之用? 9.是否設有專人服務個別客戶的需求? 10.是否有提供歷史性的價格分析(如價格上漲百分比，平均價等) 。 結論 期刊代理商所提供的，乃是一固定且具長期而又經常性的工作， 而圖書館需要的是正確、迅速又可靠的服務。這中間兩者如何取得 互益互利，實是有待代理商及圖書館之間好好的溝通及協調。 附註： 註一： SWETS 於 1995年 9 月開始在台灣設有代表；BLACKWELL 則於 1996 年7月在台灣成立辦事處。 註二：服務項目的資料來源 --- 各期刊代理商所提供及部份取自 代理商的圖書館年度說明會。 註三：王銓興，「期刊代理商的選擇與評鑑」,中國圖書館學會會 訊，4卷 2期(101)，民85年 6月30日，頁 1-3。