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一、從薪 資單說起

所謂格式化資料庫(formatted database), 意指將一些互有關連 的表格資料存放在電腦系統裡, 由特定程式管理,使用者可隨時更新 和查詢, 以便協助行政管理工作, 或是協助研究工作。 格式化資料庫 也可稱做表格式資料庫, 或是依習慣簡稱為資料庫【註一】。 薪 資作 業 系統可說是一種頗具代表性的小型資料庫。 下文中, 將以李四先生 【註二】的薪 資單為例, 介紹資料庫的基本概念。

李四的薪 資單 (如圖一所示) 包括應發與應扣金額兩大項, 說明 如下 :

  1. 應發金額公教人員的薪 資雖然名目甚多, 不過大致可區分成

  2. 應扣金額 : 公教人員薪 資的主要扣項為所得稅、 公保及眷保費【註五】、 福利互助金【註六】等, 其他扣項則為公教存款、 銀行貸款、 醫藥費等。

用以製作李四薪 資單的基本資料如圖六所示, 我們將逐項說明如 何從薪 資基本資料表計算出李四的薪 資。 第一步先算出應得金額部份 :

  1. 本職為五職等功 三, 先查圖三職等俸額標準表, 得薪 俸額為 275。 再依此薪 俸額查圖二俸額標準表, 得薪 俸月支數 20,935 元, 填入薪 資 單的薪 俸欄。
  2. 所佔職缺為五職等技士, 先查圖四專業 加給標準表, 得月支數 20,935 元, 填入薪 資單的專業 加給欄。
  3. 技術類等、 主管等級 : 兩欄的內容都是「無」, 所以無須查表, 直 接在薪 資單的技術加給和主管加給欄填零。
  4. 實物代金 : 大、 小口各1, 查圖五實物代金表得出各補助金額, 然 後代入公式 (大口補助額×大口數) + (中口補助額×中口數) + ( 小口補助額×小口數) 計算實物代金總數 933 元, 再填入薪 資單的實 物代金欄。
  5. 車票費 : 汽車、 火車票價都為 0、 公車 3 段, 直接代入公式 : (汽車 +火車+9×公車段數)×2×工作日數, 計算車票費總數, 並填入薪 資單的車票費欄。
  6. 水電費 : 本欄內容為「有」, 直接在薪 資單的薪 資單的水電費欄填 入180元。
  7. 值(加)班費 : 依據上月份值班日數及加班時數計算。 因每月的值班 、 加班情況不定, 難以歸納計算公式, 所以直接用人工計算後填入薪 資單的值(加)班費欄。

接著逐項說明如何計算李四八十三年 元月份薪 資的應扣金額部份 :

  1. 所得稅 : 直接查表圖六薪 資基本資料表, 得出所得稅扣繳數 1,500 元, 填入薪 資單的所得稅欄即可。
  2. 公保、 眷保費 : 可將圖一薪 資單的薪 俸欄數字, 分別代入公保、 眷 保費計算公式 (詳見註四) 計算出公保費 600 元和眷保費 398 元。 公保 費填入薪 資單的公保費欄, 但眷保費必須再乘上眷保人數之後才 填入 薪 資單的眷保費欄。 但實務上, 通常是由人事室給予每月公保、 眷保 費扣繳數。
  3. 福利互助金 : 根據人事行政局住福會的通知, 直接將福利互助金金 額 55 元填入薪 資表的福利互助金欄即可。
  4. 公教存款、 房屋貸款和其他貸款 : 這三項的每月扣繳數都相當固定 , 所以直接將它們記入 圖六 薪 資基本資料表裡。 計算每月薪 資時, 只 需直接查表, 將三項扣繳數 (10,000、 0和0) 分別填入薪 資單的公教存 款、 房屋貸款和其他貸款欄即可。
  5. 醫藥費 : 依據上月份看病所需醫藥費用, 依職員自付一半、 工友自 付三分之一的規定, 直接用人工計算後填入薪 資單的醫藥費欄。

最後將各應得項目加總, 得出總和 37,274 元, 填入薪 資單的應發 金額合計欄。 將各個應扣項目加總, 得出總和 13,011 元, 填入薪 資單 的應扣金額合計欄。 將應發金額合計欄的數字減去應扣金額合計欄的 數字, 得出的結果 24,263 元, 填入薪 資表的實發金額欄。

前文的薪 資作業 說明看來有些繁瑣, 其實重要關鍵只有三點 :

  1. 資料型態 : 薪 資單和所有用以計算薪 資單上應發項目、 應扣項目的 原始資料都是表格。 表格 (table) 通常由一些格式相同但內容有異的 行 (row) 所組成, 而每一行通常又會再包含幾個欄 (column) , 例如 : 圖二公教人員俸額標準表包含了十八個行【註七】, 而每一行都同樣 由薪 俸額和月支額數兩個欄所構成。 至於圖六薪 資基本資料表和圖一 薪 資單, 雖然看來似乎都有好幾行, 但就表格的定義而言, 它們其實 都只是表格裡的一行。 由於表格具備簡明扼要的描述能力, 深為行政 管理人員及商業 人士所倚重, 因而大量使用於行政管理和商業 事務。 再加上表格資料很容易由電腦所儲存和處理, 因此在第一代電腦初期 就已經有人應用電腦來處理表格資料。 電腦語言 COBOL 就是為方便處 理表格資料而發明的。
  2. 資料間的關連 (relationship) : 這是表格的重要特質, 使得表格可 以被簡化和整合, 因而方便事務的管理。 例如 : 圖一薪 資單裡的薪 俸 等同於圖二公教人員俸額標準表的月支額數; 圖二的薪 俸額就是圖三 公務員職等俸額標準表中的薪 俸額; 而圖三的職等和職級也和圖六薪 資基本資料表中的職等和職級為相對應的欄。 透過這些關連, 才 能從 李四的薪 資基本資料表逐步的計算出他的薪 資來。 而且每年 六月下旬 , 人事行政局只需公告新的薪 俸表、 加給表等, 各機關的出納人員就 可據以計算出每一位公教人員七月份調薪 後的薪 資。 資料庫管理系統 (DBMS, 用以開發和管理資料庫的軟體) 和 COBOL 的主要差異, 就在 於DBMS具備描述和處理表格間關連的能力, 而 COBOL 沒有。 因此, 只 利用 COBOL 語言來撰寫資料庫系統, 必須由程式設計人員自行處理這些關連, 程式的撰寫當然就比較費力費時。
  3. 資料的查詢 (query) : 在製作薪 資表的過程當中,一直重複的進行 查表、 選欄、 參照和計算的動作。 這就是查詢表格資料和製作新表格 的主要運作方式。 以資料庫的專用術語, 用較不嚴謹的說法, 查表找 出所要的行, 稱為選擇 (select), 從找出來的行裡摘取所要的欄稱為 投射 (project), 參照甲表中某行某欄的內容, 用比對乙表相對應欄 內容的方式以找出所要的行則稱為連結 (join)。 (待續)

註一 :
由於資料類型的不同, 儲存和處理的技術當然有差別。 資料庫 依其所能處理的資料類型而言, 大致上可區分 : 表格式資料庫、 全文 資料庫、 影像資料庫…等。 顧名思義, 表格式資料庫所處理的是表格 資料, 全文資料庫可提供文書資料的建檔和查詢功 能。
註二 :
除了李四和他的基本薪 資資料都是假造的之外 , 薪 資表的其他 相關資料都是真實的。
註三 :
搭乘汽車或火車者, 以單程普通車票價乘二乘上班日數。搭乘 公車者, 以普通公車票價乘搭乘段數乘二乘上班日數。 上班日數以當 月日數扣除國定假日與星期日計算。
註四 :
有眷者得加領每月180元水電費。
註五 :
公保保費=薪 俸×0.09×0.35, 即保險費率9%,自付35%。
眷保保費=薪 俸×0.038×0.5, 即保險費率3.8%,自付50%。
註六 :
由人事行政局住福會按月通知互助金金額。
註七 :
最上端的標題行是為了方便人們閱 讀所加上去的, 真正存入電 腦系統裡的只有表格的內容部份。 為了減少圖二所佔的篇幅, 作者特 別把表格內容部份的十八行排成並列的三段。



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Thu Apr 28 11:27:14 CST 1994